HOSPITAL UNIVERSITARIO
MIGUEL SERVET
RESOLUCION DE LA GERENCIA DE SECTOR DE ZARAGOZA II:
Se aprueba el pliego de PRESCRIPCIONES TECNICAS del procedimiento
SAS_Z2_2027_PNSP_61, que tiene por objeto la contratación del SERVICIO DE
MANTENIMIENTO Y ACTUALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA LA
GESTIÓN, ALMACENAMIENTO Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS EN LA UNIDAD
FÁRMACO-TERAPÉUTICA DE PACIENTES EXTERNOS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO
MIGUEL SERVET.
Zaragoza, a firma electrónica
LA GERENTE DEL SECTOR ZARAGOZA II
P.A. (Resolución del Gerente del Sector Zaragoza II de 20/06/2022)
EL DIRECTOR DE GESTION Y SS. GG. DEL SECTOR ZARAGOZA II
Fdo.: Juan Galve Natalías
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HOSPITAL UNIVERSITARIO
MIGUEL SERVET
Nº EXPEDIENTE: SAS_Z2_2027_PNSP_61
PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS QUE HABRA DE REGIR EN EL PROCEDIMIENTO
NEGOCIADO SIN PUBLICIDAD CONVOCADO PARA EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO Y
ACTUALIZACIÓN DE LOS SISTEMAS AUTOMATIZADOS PARA LA GESTIÓN, ALMACENAMIENTO Y
DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS EN LA UNIDAD FÁRMACO-TERAPÉUTICA DE PACIENTES
EXTERNOS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO MIGUEL SERVET.
1. OBJETO Y JUSTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE LA CONTRATACIÓN
Los objetivos del presente contrato son:
1. La actualización del software del sistema automatizado para la gestión, almacenamiento y
dispensación de medicamentos en la Unidad Fármaco-terapéutica de pacientes externos del
Hospital Universitario “Miguel Servet” de Zaragoza, así como de sus integraciones con el sistema de
gestión de Farmacia Hospitalaria Farmatools®.
2. La sustitución del sistema automatizado de carga e identificación de envases ROWA Prolog por un
sistema equivalente actualizado a los estándares actuales que permita mejorar los tiempos de carga
de fármacos en los robots de almacenamiento.
3. El mantenimiento de los productos y sistemas identificados a continuación:
• 2 robots de almacenamiento y dispensación de medicamentos Rowa Vmax®
• Sistemas de transporte y puntos de dispensación.
• Sistema automático de carga del medicamento ROWA Prolog o equivalente.
• Integraciones con el sistema de Farmacia Hospitalaria (en adelantes SFH) en la entrada de
productos.
• Integraciones con el SFH en la dispensación de productos.
Integraciones con el SFH para el control del stock en los robots de almacenamiento y
dispensación.
Mantenimiento cámara frigorífica 2º a 8º C
Se detallan a continuación cada uno de estos objetivos:
Actualización del software de gestión del sistema automatizado y de sus integraciones con el sistema de
gestión de Farmacia Hospitalaria Farmatools
La solución incluirá la actualización completa del software para mejorar el control, la gestión y la integración
con sistemas existentes. El sistema deberá integrarse con el sistema de gestión farmacéutica del hospital y
mejorar las capacidades de monitorización y análisis. En concreto:
1. Gestión de Inventario y Almacenamiento
1.1 Gestión de ubicaciones
El sistema deberá permitir la configuración de una jerarquía flexible de ubicaciones de
almacenamiento, tanto manuales como automatizadas, con una estructura de hasta cinco niveles.
1.2 Integración con sistemas automatizados
El sistema deberá ser capaz de integrarse con sistemas automatizados de dispensación BD Rowa™,
permitiendo la sincronización de existencias en tiempo real mediante el estándar de mensajería
WWKS2 a través de protocolo TCP/IP.
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1.3 Control de condiciones de almacenamiento
El sistema deberá validar automáticamente los requisitos específicos de almacenamiento de cada
producto durante los movimientos de stock, incluyendo, entre otros:
Refrigeración
Congelación
Seguridad
Sustancias controladas
Citotóxicos
Productos inflamables
1.4 Ajustes de inventario
El sistema deberá permitir la realización de ajustes manuales de inventario (“Inventory Bookings”),
posibilitando la corrección de niveles de stock en ubicaciones manuales.
1.5 Sincronización de stock
El sistema deberá disponer de funcionalidad específica para la solicitud de actualización de stock
desde sistemas automatizados, permitiendo la sincronización de datos ante posibles discrepancias.
2. Administración y Seguridad
2.1 Gestión de usuarios
El sistema deberá permitir:
Autenticación mediante credenciales internas
Integración con Active Directory (AD)
2.2 Multitenencia
El sistema deberá soportar entornos multi-entidad, garantizando la segregación de datos dentro de
una única instancia.
2.3 Auditoría
El sistema deberá registrar todas las acciones mediante logs de eventos e históricos, incluyendo:
Usuarios
Roles
Pacientes
Proveedores
Transacciones
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2.4 Generación de informes
El sistema deberá permitir la generación de informes en formatos PDF y CSV, facilitando el análisis y
explotación de datos.
3. Informes del Sistema
3.1 Informes de inventario
El sistema deberá incluir, al menos, los siguientes informes:
Inventario actual
Existencias con fecha de caducidad próxima
Informes de dispensación diaria
Informes de lotes
Paquetes parciales pendientes
3.2 Informes de análisis de stock
El sistema deberá proporcionar herramientas para:
Estimación de días de stock
Identificación de sobrestock
Identificación de stock bajo
Identificación de productos sin rotación
3.3 Informes de operaciones
El sistema deberá facilitar informes sobre:
Recepción de mercancías
Entregas por número o fecha
Dispensaciones agrupadas
3.4 Informes operativos
El sistema deberá permitir el análisis de la carga de trabajo mediante informes que reflejen:
Distribución por estación
Distribución diaria
Distribución por franjas horarias
3.5 Informes específicos
El sistema deberá incluir:
Informes de transacciones específicas del sistema
Informes de reposición global
Informes de reposición por ubicación
4. Capacidad de análisis
El sistema deberá disponer de herramientas de reporting para informes operativos y estadísticos.
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Actualización del sistema automatizado de carga e identificación de envases
Requisitos funcionales:
El sistema deberá permitir la carga, identificación, medición y almacenamiento automático de envases
farmacéuticos, con mínima intervención del personal y una capacidad superior a 300 envases por hora.
El sistema deberá leer múltiples tipos de códigos de barras (EAN, UPC, Code 128, DataMatrix, QR, etc.) y
capturar automáticamente datos como producto, lote y fecha de caducidad. Deberá incorporar OCR para
lectura de fechas impresas y permitir edición manual cuando sea necesario.
Los envases no identificables serán rechazados automáticamente sin detener el proceso.
El sistema constará de un módulo de alimentación con tolva ergonómica de hasta 8 m y cinta transportadora
configurable, con capacidad de almacenar hasta 240 envases por metro de cinta, y un módulo de
identificación con separación, captura, análisis y transferencia automatizada de los envases al sistema
robotizado.
Funcionamiento
Alimentación de envases nuevos: los envases se depositan sin clasificar en la cinta búfer y se transportan
hacia la cinta de separación.
Comprobación de los envases: sistema de separación, captura mediante pinza, registro fotométrico y
análisis del envase con los medios técnicos necesarios.
Transferencia a robots dispensadores mediante diferentes sistemas de transferencia.
Disponibilidad inmediata de los artículos desde su registro en el sistema robotizado.
Gestión de inventario
El sistema permitirá la captura de fecha de caducidad, lote y número de serie mediante DataMatrix, así
como su transmisión a sistemas superiores.
Funcionalidades avanzadas
El sistema deberá incluir autocorrección de errores, priorización de dispensación, optimización de
posicionamiento y gestión automática de incidencias.
Plan de contingencia
El sistema deberá continuar operando ante errores, desviando envases problemáticos y permitiendo modos
semiautomáticos o manuales.
Requisitos de operación
El sistema deberá requerir intervención mínima, ser intuitivo y optimizar el tiempo del personal.
El mantenimiento de los productos y sistemas de la instalación
En concreto:
• 2 robots de almacenamiento y dispensación de medicamentos Rowa Vmax®
• Sistemas de transporte y Puntos de dispensación.
• Sistema automático de carga del medicamento ROWA Prolog o equivalente.
• Integraciones con el sistema de Farmacia Hospitalaria (en adelantes SFH) en la entrada de
productos
• Integraciones con el SFH en la dispensación de productos.
Integraciones con el SFH para el control del stock en los robots de almacenamiento y
dispensación.
Cámara frigorífica para uno de los robots de almacenamiento Rowa Vmax® que deberá
garantizar que los fármacos allí almacenados se mantengan en todo momento en un rango
de temperaturas entre 2 y 8 ºC.
FINALIDAD DEL SERVICIO
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El alcance del servicio tiene por finalidad la de mantener en todo momento todos los equipos, tanto
mecánicos como sistemas informáticos asociados, que integran el sistema de dispensación de
medicamentos y sistemas automatizados de gestión, en perfecto estado de funcionamiento, mediante la
ejecución de distintas operaciones y tareas para conseguir los siguientes objetivos de calidad:
Mejorar y mantener el estado de conservación y funcionamiento de los equipos y sus componentes.
Asegurar el funcionamiento continuo y eficaz de los equipos, minimizando las posibles paradas
como consecuencia de averías y alcanzar el máximo índice de disponibilidad.
Garantizar el tiempo de respuesta, aplicando todas las medidas tecnológicas disponibles.
La seguridad integral referida a los aspectos técnicos de estos equipos.
El cumplimiento de la normativa vigente referente a los equipos objeto del contrato.
La prestación de un eficiente y eficaz servicio de mantenimiento.
Mantenimiento preventivo
Se realizará de acuerdo a los protocolos de fábrica que tenga establecido el equipo o instalación,
previa fijación de un calendario que será aprobado por el Servicio de Farmacia.
El mantenimiento se realizará sobre los equipos e instalaciones anteriormente detallados en la
unidad fármaco-terapéutica de pacientes externos del Hospital Miguel Servet de Zaragoza, y cumplirán con
unas condiciones mínimas, en cuanto a número de revisiones anuales, en las que se incluyan las
actividades de revisión y comprobación de las prestaciones del equipo, inspección, limpieza, regulación,
calibración, ajuste y pequeñas correcciones que sean necesarias a juicio del Servicio Técnico, así como, en
su caso, las indicaciones que desde Servicio de Farmacia del Hospital puedan llegar, para lograr que los
equipos estén dentro de sus especificaciones técnicas y las mismas se mantengan en forma previsible
hasta la siguiente visita de inspección.
Queda incluida la sustitución de piezas de naturaleza perecedera o defectuosa, y aquellas que por
recomendaciones del fabricante o por encontrarse averiado sea necesario su cambio. En caso de no poder
reparar algún elemento se procederá a su sustitución.
En cualquier caso, el precio de piezas o materiales que haya que sustituir estará incluido en el precio total
del contrato.
Se realizarán un mínimo de dos mantenimientos preventivos al año del sistema ROWA (robots,
sistema de carga automática y cintas de transporte) y de la cámara de frío.
Mantenimiento correctivo
El mantenimiento correctivo será realizado sobre la totalidad de los equipos e instalaciones,
realizándose sobre los mismos todo tipo de actuaciones tendentes a su reparación y puesta en servicio.
La cobertura del servicio de soporte telefónico será en horario 24x7 pudiendo utilizarse medios de
conexión remota a los sistemas. El servicio de soporte podrá ser contactado mediante un teléfono de
contacto único, disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana durante todos los días del año.
Fuera del horario de la jornada laboral establecida por la empresa adjudicataria, este soporte telefónico sólo
se utilizará para incidencias de nivel crítico o grave.
Los técnicos de la empresa tratarán de resolver la avería en el momento mediante conexión remota
y en caso de no poder resolverla presentarse in-situ. Estarán incluidos todos los desplazamientos, dietas,
materiales, transportes y cualquier medio humano o material necesario para la correcta ejecución de los
trabajos.
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Mantenimiento perfectivo
Se instalarán las actualizaciones de software en el marco del soporte técnico previa consulta con el
cliente, siempre que ello sea relevante para el mantenimiento del sistema.
Medios técnicos y materiales
El adjudicatario aportará todos los materiales de repuesto, así como el equipamiento necesario para
la mejor resolución de la avería que se produzca en los equipos objeto de contrato, así como para la
realización de los mantenimientos, garantizando en todo momento el stock mínimo de piezas necesarias
para el cumplimiento de este contrato. El precio de las piezas o materiales que sean necesarios para la
resolución de cualquier avería está incluido en la oferta.
2.- ACUERDOS DE NIVEL DE SERVICIO
Los niveles de criticidad para la clasificación de incidencias serán los siguientes:
Nivel 1. Crítico. Sistema totalmente fuera de servicio o con problemas que afectan de forma grave a
la atención al paciente. Por ejemplo cuando: se paralicen los sistemas automáticos de dispensación
bien por fallo mecánico o porque se paralice la integración entre cualesquiera dos sistemas objeto
del presente contrato, los sistemas funcionen con deficiencias que hagan inviable su uso o en
general cualquier incidencia que obligue a trabajar por medios manuales en lugar de los previstos
en el sistema así como cualquier incidencia con la cámara de frío que ponga en riesgo la adecuada
conservación de los medicamentos almacenados en ella.
Nivel 2. Grave. Aquellas que afectan significativamente al funcionamiento de las unidades. Sistemas
que presentan problemas repetidos durante todo el horario de atención al paciente que permiten
realizar el proceso, pero con incidencias. Incidencias en la alineación de los sistemas que provocan
descuadres en los stocks de un alto número de productos.
Nivel 3. Leve. El resto de incidencias que por su naturaleza no requieren de una resolución
inmediata o aquellas que no afectan severamente al funcionamiento y rendimiento de las unidades.
Los servicios de mantenimiento correctivo se prestarán de acuerdo a la criticidad de la incidencia de
acuerdo a los tiempos máximos indicados a continuación.
Se entiende por tiempo de respuesta el tiempo hasta que un técnico se pone en contacto con el Servicio
de Farmacia Hospitalaria o el Servicio de Informática del Hospital y se realiza la primera clasificación de la
incidencia.
Se entiende por tiempo de asistencia presencial el tiempo hasta que la incidencia queda solucionada, bien
de forma definitiva o través de un work around (solución alternativa) que permita al Servicio de Farmacia
operar con el sistema de forma habitual.
Nivel Tiempo Tiempo máximo de resolución
máximo de
respuesta
1 - Incidencias críticas 30 minutos A lo largo del siguiente día laborable en que
se registra la incidencia.
2 - Incidencias graves 60 minutos A lo largo del siguiente día laborable en que
se registra la incidencia.
3 - Incidencias leves 2 horas A lo largo de los tres siguientes días
laborables en que se registra la incidencia.
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Si alguna actuación correctiva o preventiva supusiera una parada de equipos o instalaciones o bien riesgo
de parada sobre otras instalaciones subsidiarias, se requeriría la autorización previa del responsable del
Servicio de Farmacia Hospitalaria, para su programación en el horario más idóneo.
El adjudicatario queda expresamente obligado a mantener absoluta confidencialidad y reserva sobre
cualquier dato que pudiera conocer con ocasión del cumplimiento del contrato, especialmente los de
carácter personal, que no podrá copiar o utilizar con fin distinto al que figura en este pliego, ni tampoco
ceder a otros ni siquiera a efectos de conservación.
3. PENALIZACIONES
El porcentaje de cumplimiento se controlará mensualmente aplicando la siguiente tabla de acuerdos
de nivel de servicio.
Descripción del Peso (W) Factor corrector
indicador 0 (sin 1 2 4
penalización)
Número de incidencias
de nivel crítico (n) 0,5 n = 0 n = 1 5 > n >= 2 n >= 5
abiertas en el periodo
que no han sido
resueltas en plazo.
Número de incidencias
de nivel grave (n) 0,3 n<=1 4 > n >= 2 7 > n >= 4 N >= 6
abiertas en el periodo
que no han sido
resueltas en plazo.
Número de incidencias
de nivel leve (n) abiertas 0,1 4 > n >= 0 8 > n >= 4 12 > n >= n >= 12
en el periodo que no han 8
sido resueltas en plazo.
La fórmula para el cálculo de las penalizaciones mensuales de este apartado es:
Penalización = A * ∑ ( W * F )
Donde:
A es el 15% del importe mensual del contrato de mantenimiento.
W es el peso del indicador según tabla.
F es el factor de corrección según tabla.
Las penalizaciones se calcularán mensualmente y se aplicarán restando su importe a la factura del
adjudicatario
4 SEGUIMIENTO DEL CONTRATO
A la apertura de una incidencia por parte del centro el adjudicatario informará del número de incidencia
asignado. Las incidencias quedarán registradas incluyendo tipo de incidencia, solución adoptada, tiempo de
respuesta y resolución y técnico responsable. El cierre de estas incidencias será validado por el centro.
Estas informaciones serán reportadas de forma periódica al centro.
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La empresa designará un Jefe de Proyecto y un Responsable Técnico, quienes junto al responsable
designados por el Hospital supervisarán cotidianamente la evolución del contrato y validarán los resultados
finales.
El cumplimiento de los niveles de servicio se revisará, trimestralmente, en las Comisiones de Seguimiento
del Proyecto. La empresa elaborará mensualmente un informe que detallará las consultas e incidencias
abiertas en cada mes, las incidencias cerradas y las que se encuentren pendientes, con información clara
sobre el tiempo de respuesta y el tiempo y método de resolución o reparación.
5 SUPERVISION DEL SUMINISTRO
El control y supervisión de la ejecución del contrato se realizará por el Jefe de Servicio de Farmacia y el Jefe
de Servicio de Informática del Hospital Universitario Miguel Servet de Zaragoza.
El adjudicatario es responsable de la calidad técnica del suministro y su adecuación a las prescripciones del
presente pliego y a las directrices e instrucciones que al respecto establezca el Hospital.
6 CUMPLIMIENTO NORMATIVA DE PROTECCION DE DATOS
El adjudicatario quedará obligado al cumplimiento de lo dispuesto en las leyes y reglamentos en vigor sobre
protección de datos.
Confidencialidad. La empresa adjudicataria y su personal están obligados a guardar secreto profesional
respecto a los datos de carácter personal de los que haya podido tener conocimiento por razón de la
prestación del contrato, obligación que subsistirá aún después de la finalización del mismo, se estará a lo
dispuesto en Protección de Datos de Carácter Personal (Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre).
AQUELLAS OFERTAS QUE NO CUMPLAN EL PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TECNICAS QUEDARAN
EXCLUIDAS DE LA LICITACION.
7 DIRECCION SERVICIO TRAMITADOR DEL EXPEDIENTE
Podrán realizar cualquier aclaración sobre el procedimiento de contratación a través de preguntas en:
https//contratacióndelestado.es
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La vista PDF está disponible solo para usuarios registrados.